I dag arbetar du som strategisk rådgivare och leder chefs- och styrelseutvecklingsinsatser av olika slag. Tidigare var du aktiv som forskare på Handelshögskolan i Stockholm och skrev din avhandling om olika mötesformer.
Jag vet att ditt intresse för möten och deras konsekvenser har hållit i sig, och i den här intervjun är jag framför allt nyfiken på att höra vad du tänker om coronatidens mötesmönster.
I vilka former har vi mötts, i vilka former har vi inte mötts och hur har det påverkat oss? Men låt oss börja från början:
Hur väcktes ditt intresse för möten, och vad var det du studerade?
Under avhandlingstiden kom jag att bli intresserad av hur det går till när problem ska lösas och hur lärandet då gick till mellan ingenjörer på Ericsson. Jag undersökte några omfattande tekniska utvecklingsprojekt som syftade till att utveckla system för telekommunikation, och kom fram till att jag ville förstå mer om vilka som träffades, hur de träffades och framför allt om det hade någon betydelse i vilken form av möten interaktionen skedde: i stormöten, formella arbetsmöten, korridorsnack eller privata samtal.
Berätta om något spännande resultat från din egen mötesforskning!
Jag samlade in information om vilka interaktioner de anställda hade, och efter hand framträdde flera mönster. Bland annat såg jag att de projekt som hade mer av informell kommunikation – alltså korridorsnack och privata samtal – också verkade vara mer framgångsrika i att hantera problem på ett sätt som fick osäkerheten att minska i de frågor som mötesdeltagarna försökte lösa tillsammans. Den skillnaden var tydlig jämfört med projekt där deltagarna främst interagerade i stormöten och formella arbetsmöten. Detta resultat gjorde mig intresserad av hur vi i organisationer hanterar komplexitet mer generellt, och inte minst hur ledningen agerar när det är mycket osäkerhet. Ibland kan det hända att det blir mest formella möten och att man då missar det stora värdet av informella interaktioner.
Vilken typ av möten har vi lyckats bäst med under pandemin, som du ser det?
Det är utan tvekan de möten som jag kallar formella arbetsmöten. Det är ju främst dessa vi har kunnat ordna digitalt. Jag tycker mig också se att olika typer av stormöten har fungerat riktigt bra digitalt, det vill säga en situation där några få personer förmedlar något till många som deltar mer passivt, ofta som åhörare.
Vilken typ av möten har vi lyckats sämst med och varför?
De informella mötena har i alla fall minskat betydligt. Också informella interaktioner i samband med formella möten har i många fall helt fallit bort. Vi har förstås sett en del digitala möten i mindre konstellationer, till exempel mellan två eller tre personer, men de har varit mer ovanliga än de hade varit om vi hade setts fysiskt. Det jag lärde mig i min forskning, när jag undersökte det man kan kalla korridormöten, är att dessa oftast sker slumpmässigt och reaktivt när vi finns i varandras direkta närhet. Det innebär att när jag ser en person blir jag påmind om att vi borde prata om en fråga. Om jag däremot inte ser personen framför mig, eller att vi bara ses på en skärm i ett stort digitalt möte, uppstår inte dessa ”korridorsnack” i samma omfattning.
Vad har mötesformerna under coronatiden haft för konsekvenser?
Det jag ser är att frågor vi redan har definierat och blivit överens om, dem har vi kunnat hantera väldigt väl och effektivt. Däremot har det varit svårare att smidigt ta upp de knepiga och kniviga frågorna som kanske också är känsliga på olika sätt. I många fall har det lett till att vi ”fegat ur” och helt enkelt inte tagit upp dessa frågor. Och i de fall där det ändå har skett har diskussionen ofta blivit ”platt”. Jag skulle tro att detta redan har påverkat vår förmåga till innovativa tolkningar och lösningar på komplexa frågor på ett omfattande sätt. Man kan säga att vi har en ”informell mötesskuld” att hantera. Något paradoxalt kan det alltså vara så att vår förmåga att hantera osäkerhet kan ha minskat, snarare än ökat, under pandemin.
Vilka generella råd kan du ge för bättre möten?
Förberedelser är en nyckel. Men kanske inte på det sätt man tänker på det i vanliga fall. De flesta möten blir väldigt mycket bättre om alla är pålästa innan, och särskilt om man bett var och en komma med någon form av input på en grundläggande fråga kopplat till den bakgrundsbeskrivning som erbjudits. Då kan man koncentrera fokus i mötet till de viktigaste frågorna, det vill säga där vi inte är överens eller där det finns mycket komplexitet och osäkerhet. Detta är inte helt olikt det skolan ägnar sig åt i dag, det vill säga ”flipped learning”. På samma sätt skulle man kunna arbeta mycket mer med ”flippade möten”. Ett generellt råd är förstås att prata mer om hur vi möts och vad det får för konsekvenser.
Varmt tack, Gunnar! Vi hoppas att den här artikeln kan inspirera våra läsare att sätta i gång fler sådana samtal, och inte minst under informella former vid kaffemaskinen eller i korridoren på väg till ännu ett formellt arbetsmöte …
Litteratur